Verfahrensdokumentation

Diese Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Belege (insbesondere Angebote, Aufträge und Ausgangsrechnungen) im Unternehmen mit der Software handwerkstool.de erzeugt, erfasst, verarbeitet, unveränderbar gespeichert, archiviert und gegen Verlust und unbefugten Zugriff geschützt werden.

handwerkstool.de ist eine webbasierte Software (Software as a Service). Es ist keine lokale Installation erforderlich; der Zugriff erfolgt über den Browser per verschlüsselter Verbindung (TLS/HTTPS).

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen die erforderlichen Vereinbarungen; Einzelheiten siehe Datenschutzerklärung.

Im Unternehmen entstehen folgende steuerrelevante Belege in handwerkstool.de:

• Angebote / Kostenvoranschläge (Vorstufe, nicht buchungsbegründend)
• Aufträge (interne Steuerung)
• Ausgangsrechnungen inkl. Storno-/Korrekturrechnungen (buchungsbegründend)
• Digital unterschriebene Dokumente (Auftragsbestätigung / Abnahme)

Belegfluss Ausgangsrechnung: Erfassung der Leistung/Positionen → Erzeugung der Rechnung mit fortlaufender Nummer → Ausgabe als PDF und/oder E-Rechnung (ZUGFeRD) → Versand an den Kunden → Statuspflege (offen → versendet → bezahlt) → unveränderbare Aufbewahrung.

Ausgangsrechnungen erhalten eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer im Format RE-<Jahr>-<laufende Nr.> (z. B. RE-2026-0001). Die laufende Nummer wird je Jahr automatisch um 1 erhöht und vom System vergeben; eine manuelle Vergabe doppelter Nummern ist nicht möglich. Damit ist die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsnummern gewährleistet (§ 14 UStG, GoBD).

Die GoBD verlangt, dass ein einmal in den Verarbeitungsprozess gegebener Beleg nicht ohne Nachweis geändert oder gelöscht werden kann. handwerkstool.de setzt dies wie folgt um:

• Versendete, bezahlte oder stornierte Rechnungen sind gegen Bearbeitung gesperrt.
• Versendete, bezahlte oder stornierte Rechnungen können nicht gelöscht werden.
• Korrekturen erfolgen nicht durch Änderung, sondern durch eine separate Storno-/Korrekturrechnung.
• Änderungen am Status und an Belegen werden protokolliert (Änderungsprotokoll / Audit-Log mit Zeitpunkt).
• Unterschriebene Dokumente werden mit Zeitstempel, Unterzeichner, IP/Gerät und einem SHA-256-Inhalts-Hash gesichert; eine nachträgliche Inhaltsänderung ist dadurch nachweisbar.

Rechnungen und übrige Buchungsbelege werden gemäß § 147 Abs. 3 AO / § 257 Abs. 4 HGB 8 Jahre aufbewahrt (seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz; vorher zehn), Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Die Aufbewahrung erfolgt in maschinell auswertbarer Form in der Datenbank sowie als zugehörige PDF-Belege.

• Maschinelle Auswertbarkeit und Datenexport (u. a. DATEV-/GoBD-Export) sind möglich (Datenzugriff Z3).
• E-Rechnungen werden im strukturierten Format (ZUGFeRD/EN 16931) erzeugt und mit ausgegeben.

• Zugriff nur nach Anmeldung (Benutzerkonto mit Passwort, verschlüsselte Übertragung per TLS).
• Datentrennung pro Betrieb/Nutzer auf Datenbankebene (Row Level Security); jeder Nutzer sieht nur seine eigenen Daten.
• Mitarbeiter erhalten rollenbasierte Rechte (Mitarbeiterportal mit einzeln vergebbaren Berechtigungen).

Die Datenhaltung erfolgt bei Supabase (verwalteter PostgreSQL-Dienst in der EU) mit regelmäßigen, anbieterseitigen Sicherungen.

Diese Verfahrensdokumentation ist bei wesentlichen Änderungen der Abläufe oder der eingesetzten Systeme zu aktualisieren. Frühere Fassungen sind aufzubewahren.