Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können (gilt bereits!) |
| 1. Januar 2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle Betriebe — auch den 1-Mann-Betrieb |
Wichtig: Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin als PDF oder Papier verschickt werden.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, den Buchhaltungsprogramme automatisch einlesen können. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten — für Menschen lesbar wie bisher, für Maschinen auswertbar. Für Handwerksbetriebe meist die beste Wahl.
- XRechnung: ein reines XML-Datenformat, Standard bei öffentlichen Auftraggebern (Kommunen, Behörden).
Was passiert, wenn du die Pflicht ignorierst?
Ab deiner jeweiligen Frist gilt: Eine Rechnung im falschen Format ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Dein Geschäftskunde kann dann die Vorsteuer nicht ziehen — und wird die Rechnung zurückweisen. Du läufst deinem Geld hinterher und wirkst auf Auftraggeber wie aus der Zeit gefallen. Bei Aufträgen für Städte und Gemeinden ist die XRechnung vielerorts heute schon Vergabebedingung.
Deine To-do-Liste
- Empfang sicherstellen (sofort): Du brauchst eine Möglichkeit, ZUGFeRD-/XRechnungen zu öffnen und GoBD-konform abzulegen — eine E-Mail-Adresse allein reicht nicht, das Format muss verarbeitet werden.
- Ausstellung vorbereiten (vor 2027/2028): Deine Rechnungssoftware muss ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen können. Word-Vorlagen und reine PDF-Generatoren fallen raus.
- Archivierung regeln: E-Rechnungen müssen 8 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden — im Originalformat, nicht als Ausdruck.
ZUGFeRD oder XRechnung — was passt für dich?
Für die allermeisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD die richtige Wahl: Der Kunde bekommt ein ganz normales PDF, das er lesen und ablegen kann — die maschinenlesbaren Daten stecken unsichtbar darin. Damit erfüllst du die Pflicht, ohne dass sich für dich oder deinen Kunden am Ablauf etwas ändert.
XRechnung brauchst du gezielt dann, wenn du an öffentliche Auftraggeber (Kommune, Behörde, Bauamt) fakturierst — dort ist oft das reine XML-Format mit einer „Leitweg-ID" vorgeschrieben. Fragst du bei so einem Auftrag vorher nach, welches Format und welche Leitweg-ID verlangt werden, ersparst du dir Rückläufer.
Empfangen kannst du ab sofort — so einfach geht's
Die Empfangspflicht gilt schon jetzt. Praktisch heißt das: Du brauchst einen Ort, an dem eine eingehende ZUGFeRD- oder XRechnung eingelesen, angezeigt und revisionssicher abgelegtwird — ein Ausdruck oder ein PDF im Mail-Postfach reicht nicht, weil das Originalformat erhalten bleiben muss (siehe unser Ratgeber zu den GoBD-Aufbewahrungspflichten).
So löst handwerkstool das für dich
In handwerkstool erzeugst du aus jedem Auftrag per Klick eine ZUGFeRD-E-Rechnung — dieselbe Rechnung, die du bisher als PDF verschickt hast, nur mit eingebetteten Strukturdaten. Eingangsrechnungen empfängst du direkt im Tool, und alles landet automatisch im durchsuchbaren, GoBD-konformen Archiv. Du musst dir die Fristen also nicht merken — dein Werkzeug ist schon konform.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich als Handwerker E-Rechnungen ausstellen?
Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen Betriebe ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber bereits seit dem 1. Januar 2025.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF ist ein Bild der Rechnung, aber kein strukturierter Datensatz. Eine E-Rechnung folgt der Norm EN 16931 (z. B. als ZUGFeRD oder XRechnung) und kann von Buchhaltungsprogrammen automatisch eingelesen werden.
Muss ich Privatkunden auch E-Rechnungen schicken?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) in Deutschland. An Privatkunden darfst du weiterhin PDF- oder Papierrechnungen schicken.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten — für Menschen und Maschinen lesbar, ideal für den B2B-Alltag. XRechnung ist ein reines XML-Format und vor allem bei öffentlichen Auftraggebern (Behörden) mit Leitweg-ID vorgeschrieben.