Die Fristen
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Rechnungen (Ausgang & Eingang) und Buchungsbelege | 8 Jahre (seit 2025, vorher 10) |
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe, Angebote mit Auftragsfolge, Verträge | 6 Jahre |
Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 musst du also bis Ende 2034 vorhalten.
Was „GoBD-konform" konkret bedeutet
Die GoBD sind die Spielregeln des Finanzamts für digitale Unterlagen. Kurz gefasst verlangen sie:
- Unveränderbarkeit: Eine gebuchte Rechnung darf nachträglich nicht mehr still geändert werden — Korrekturen nur nachvollziehbar (z. B. per Stornorechnung).
- Vollständigkeit: Jede Rechnung lückenlos und fortlaufend nummeriert.
- Auffindbarkeit: Der Prüfer will gezielt suchen können — „liegt irgendwo im E-Mail-Postfach" fällt durch.
- Originalformat: Digital empfangene Rechnungen digital aufbewahren. Eine ausgedruckte E-Rechnung ist kein Ersatz.
Praxisfall Betriebsprüfung: Kann der Prüfer Unterlagen nicht oder nur lückenhaft einsehen, darf das Finanzamt schätzen — und Schätzungen fallen erfahrungsgemäß nicht zu deinen Gunsten aus. Saubere Ablage ist also bares Geld.
Papier oder digital?
Beides ist erlaubt — aber digital gewinnt in der Praxis: kein Regalplatz für 8 Jahrgänge Ordner, Volltextsuche statt Blättern, und der Steuerberater bekommt einen Export statt einer Kiste. Wichtig ist nur, dass dein System die vier Punkte oben erfüllt und du den Prozess einmal sauber aufsetzt (Stichwort Verfahrensdokumentation).
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die GoBD verlangen, dass du beschreibst, wie deine Belege entstehen, erfasst und abgelegt werden — von der eingehenden Rechnung bis zum Archiv. Diese „Verfahrensdokumentation" klingt bürokratisch, ist aber im Kern eine kurze Beschreibung deines Ablaufs. Nutzt du eine Software, die den Prozess ohnehin einheitlich abbildet, ist der größte Teil davon schon beantwortet — du musst das Rad nicht selbst erfinden.
Die drei häufigsten GoBD-Fehler im Handwerk
- E-Rechnung ausgedruckt abgeheftet: Das Original ist der digitale Datensatz — der muss im Format erhalten bleiben (siehe E-Rechnungspflicht).
- Rechnung nachträglich „korrigiert": Eine gebuchte Rechnung ändert man nicht still, sondern storniert und schreibt neu — sonst ist die Unveränderbarkeit dahin.
- Lücken in der Nummerierung: Fehlt eine Rechnungsnummer, vermutet der Prüfer Umsatz, den du verschwiegen hast. Fortlaufend und lückenlos ist Pflicht.
So macht es handwerkstool
Jede Rechnung, jeder Beleg und jede unterschriebene Auftragsbestätigung landet in handwerkstool automatisch im durchsuchbaren Archiv — unveränderbar protokolliert im Audit-Log, sortiert im Steuerordner und per Klick als ZIP für den Steuerberater exportierbar. Fotografierte Quittungen liest die Beleg-Erkennung direkt ein. Für die Prüfung heißt das: Suchbegriff eintippen, Dokument zeigen, fertig.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen im Handwerk aufbewahren?
Rechnungen (Ausgang und Eingang) und Buchungsbelege 8 Jahre (seit 2025, vorher 10). Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare 10 Jahre, Geschäftsbriefe und Verträge 6 Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und abheften?
Nein. Digital empfangene Rechnungen musst du auch digital im Originalformat aufbewahren. Ein Ausdruck ersetzt das strukturierte Original nicht und ist nicht GoBD-konform.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung, wenn Unterlagen fehlen?
Kann der Prüfer Unterlagen nicht oder nur lückenhaft einsehen, darf das Finanzamt schätzen — und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus. Vollständige, schnell auffindbare Ablage ist also unmittelbar bares Geld.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine kurze Beschreibung, wie deine Belege entstehen, erfasst und archiviert werden. Nutzt du eine Software, die den Ablauf einheitlich abbildet, ist der Großteil davon bereits abgedeckt.