Was eine XRechnung ist
Eine XRechnung ist keine PDF, sondern eine strukturierte XML-Datei nach einem deutschen Standard (herausgegeben von der KoSIT), der auf der europäischen Norm EN 16931 aufbaut. Ein Mensch kann sie ohne Programm kaum lesen — dafür kann die Buchhaltung des Empfängers sie automatisch verarbeiten. Das ist der ganze Sinn: keine abgetippten Rechnungen mehr.
Wann du eine XRechnung brauchst
| Kunde | Was gilt |
|---|---|
| Bundesbehörden | E-Rechnung Pflicht, in der Praxis meist XRechnung mit Leitweg-ID |
| Länder und Kommunen | Je nach Bundesland Pflicht oder üblich — die Ausschreibung oder der Auftrag sagt es dir |
| Firmenkunden (B2B) | Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit 2025. Ausstellen: ab 1.1.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 alle — XRechnung oder ZUGFeRD sind beide erlaubt |
| Privatkunden | Keine Pflicht — PDF oder Papier reicht |
Die Fristen im Detail stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025–2028.
Die Leitweg-ID
Behörden brauchen auf der Rechnung ihre Leitweg-ID — eine Art Postleitzahl für Rechnungen, die sagt, welche Stelle zahlt. Sie steht in der Bestellung oder im Auftrag; wenn nicht, frag beim Auftraggeber nach. Ohne Leitweg-ID wird die Rechnung vom Portal in der Regel abgelehnt.
So erstellst du eine gültige XRechnung
- Software mit XRechnung-Export nutzen — Word oder ein normaler PDF-Drucker können das nicht.
- Pflichtfelder füllen: deine Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Leistungsdatum, Leitweg-ID (bei Behörden), E-Mail-Adresse von dir und dem Empfänger.
- Prüfen: Eine gute Software prüft die Datei vor dem Versand gegen die offiziellen Regeln — sonst merkst du Fehler erst, wenn das Portal ablehnt.
- Übermitteln: je nach Empfänger per Portal (z. B. ZRE/OZG-RE beim Bund) oder per E-Mail.
XRechnung oder ZUGFeRD? Für Behörden meist XRechnung. Für Firmenkunden sind beide gültig — ZUGFeRD hat den Vorteil, dass im PDF auch ein Mensch die Rechnung lesen kann. Mehr dazu: ZUGFeRD im Handwerk.
So macht es handwerkstool
In handwerkstool erzeugst du aus jeder Rechnung eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-PDF — auch Abschlags- und Schlussrechnungen. Die Leitweg-ID trägst du beim Kunden ein. Unsere Rechnungen werden mit dem offiziellen Prüfwerkzeug gegen EN 16931 und die XRechnung-Regeln getestet, bevor eine neue Version live geht. Empfangene E-Rechnungen kannst du ebenfalls einlesen.
Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung als PDF verschicken?
Nein. Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Eine PDF daneben darf mitgeschickt werden, die XML ist aber die eigentliche Rechnung. Wer ein lesbares PDF mit eingebetteten Daten will, nimmt ZUGFeRD.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine XRechnung?
Für die B2B-Ausstellungspflicht gibt es für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) eine Ausnahme. Behörden können trotzdem eine E-Rechnung verlangen.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
Vom Auftraggeber — sie steht meist in der Bestellung oder im Auftragsschreiben. Fehlt sie, frag bei der bestellenden Stelle nach.
