Was ZUGFeRD ist
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF mit eingebauter XML-Datei. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software des Kunden liest die Daten aus der XML — Betrag, Steuer, Bankverbindung, Positionen. Technisch ist die PDF ein Archivformat (PDF/A-3), damit sie über die Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt.
Welche ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung zählt
ZUGFeRD gibt es in mehreren „Profilen“. Die Finanzverwaltung erkennt die kleinen Profile MINIMUM und BASIC WL nicht als E-Rechnung an — ihnen fehlen umsatzsteuerliche Pflichtangaben. Auf der sicheren Seite bist du mit dem Profil EN 16931 (früher „Comfort“)oder höher, weil es die europäische Norm vollständig abbildet.
| Ab wann | Was gilt für Rechnungen an Firmenkunden |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle Betriebe müssen E-Rechnungen empfangen können |
| ab 1.1.2027 | Ausstellen Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| ab 1.1.2028 | Ausstellen Pflicht für alle — außer Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € |
Worauf du achten musst
- PDF und XML müssen übereinstimmen. Wenn du eine Rechnung nachträglich änderst, muss beides neu erzeugt werden — von Hand an der PDF zu basteln geht nicht.
- Pflichtangaben vollständig: Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., Steuersätze je Position, Bankverbindung.
- Sonderfälle richtig abbilden: § 13b (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers), Abschlags- und Schlussrechnungen, Skonto — hier passieren die meisten Fehler.
- Archivieren: Die E-Rechnung im Original aufbewahren (GoBD) — siehe Aufbewahrungspflichten.
ZUGFeRD oder XRechnung? An Firmenkunden: meist ZUGFeRD, weil jeder die PDF öffnen kann. An Behörden: meist XRechnung mit Leitweg-ID — XRechnung erstellen.
So macht es handwerkstool
handwerkstool erzeugt ZUGFeRD im Profil EN 16931 — auch für Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen und mit § 13b. Jede neue Version wird mit dem offiziellen Prüfwerkzeug gegen PDF/A-3 und die EN-16931-Regeln getestet, bevor sie live geht. Empfangene E-Rechnungen liest du im selben Programm ein.
Häufige Fragen
Ist jede PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine normale PDF ist rechtlich eine „sonstige Rechnung“. E-Rechnung ist nur ein strukturiertes Format nach EN 16931 — also XRechnung oder ZUGFeRD in einem geeigneten Profil (sicher ab EN 16931).
Kann mein Kunde eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen?
Ja, mit jedem PDF-Programm. Die eingebetteten Daten nutzt seine Buchhaltungssoftware zusätzlich.
Muss ich ZUGFeRD auch an Privatkunden schicken?
Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. An Privatkunden darfst du ZUGFeRD trotzdem schicken — für sie ist es eine ganz normale PDF.
