Auftragsverwaltung fürs Handwerk
Auftragsverwaltung im Handwerk: vom unterschriebenen Angebot bis zur Rechnung
Ein Auftrag ist mehr als ein Termin im Kalender. Er hat ein Angebot, ein Team, Stunden, Material, Fotos, Nachträge und am Ende eine Rechnung. handwerkstool hält das alles an einem Ort — auf dem Handy auf der Baustelle und im Büro am Rechner.
So läuft es in vielen Betrieben: Das Angebot liegt in Word, der Termin im Handy-Kalender, die Stunden auf Zetteln, die Materialbelege im Auto, und die Rechnung schreibt abends jemand aus dem Gedächtnis. Jeder Wechsel zwischen diesen Orten kostet Zeit — und irgendwo bleibt immer etwas liegen, das nie abgerechnet wird.
In handwerkstool entsteht der Auftrag aus dem Angebot, sobald der Kunde unterschrieben hat. Positionen, Kunde und Adresse sind schon drin. Ab dann sammelt der Auftrag alles ein, was auf der Baustelle passiert. Die Rechnung am Ende ist kein neues Dokument, sondern die Summe dessen, was wirklich gemacht wurde.
Was die Auftragsverwaltung kann
Aus dem Angebot wird der Auftrag
Unterschreibt der Kunde per Link oder auf dem Handy, legt handwerkstool den Auftrag an — mit allen Positionen, Kunde, Adresse und Wert. Nichts wird abgetippt, nichts geht zwischen Angebot und Ausführung verloren.
Termin und Team
Ausführungszeitraum, geplante Tage und eingeteilte Mitarbeiter stehen am Auftrag. Jeder im Team sieht in seinem Portal, wo er morgen ist; der Chef sieht in der Übersicht, was heute, offen und in Arbeit ist.
Zeiterfassung am Auftrag
Mitarbeiter stempeln auf dem eigenen Handy, die Stunden landen automatisch am richtigen Auftrag. Daraus werden echte Lohnkosten — und die Grundlage für die Nachkalkulation.
Material, Fotos, Belege
Verbautes Material mit Menge und Preis, Fotos vom Zustand vorher und nachher, Quittungen vom Baumarkt: alles hängt am Auftrag. Material kommt auf Wunsch direkt aus dem Katalog oder dem Online-Shop deines Großhändlers.
Nachträge mit Unterschrift
„Machen Sie das hier auch noch mit" — der Nachtrag wird vor Ort als Angebot angelegt, der Kunde unterschreibt auf dem Handy, der Auftrag wächst um die Position. Bei der Rechnung gibt es keine Diskussion.
Abnahme und Rechnung mit einem Klick
Abnahmeprotokoll mit Unterschrift, dann Rechnung aus dem Auftrag: Positionen, Nachträge und Material sind schon drin. Abschlags- und Schlussrechnung für längere Aufträge, Storno, wenn etwas schiefging.
Soll gegen Ist, live
Während der Auftrag läuft, zeigt er dir Stunden und Material gegen die Vorkalkulation. Danach sagt die Nachkalkulation, ob es sich gelohnt hat — je Auftrag, nicht als Bauchgefühl.
Ein fertiger Auftrag wartet schon auf dich
Nach der Anmeldung liegt in deinem Konto ein Beispielauftrag aus deinem Gewerk — mit Positionen, Zeiten, Material und Rechnung. Klick dich einmal durch, dann kennst du die Auftragsverwaltung. Der Stundensatz-Rechner ist kostenlos und ohne Anmeldung.
Häufige Fragen zur Auftragsverwaltung
Was gehört in eine Auftragsverwaltung fürs Handwerk?
Alles, was zwischen Zusage und Zahlung passiert: der Auftrag mit Positionen und Wert, Termin und Team, erfasste Stunden, verbautes Material, Fotos und Belege, Nachträge, Abnahme und Rechnung. Entscheidend ist, dass das an einem Ort liegt und der Auftrag direkt aus dem Angebot entsteht, statt neu getippt zu werden.
Läuft die Auftragsverwaltung auch auf dem Handy?
Ja. handwerkstool läuft im Browser, auf dem Handy genauso wie am Rechner, ohne Installation. Zeiten stempeln, Fotos hochladen, Nachtrag unterschreiben lassen — das passiert auf der Baustelle. Die Rechnung schreibst du dann im Büro oder ebenfalls unterwegs.
Können meine Mitarbeiter ihre Aufträge sehen?
Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Portal auf seinem Handy: seine Aufträge, seine Termine, Zeiterfassung, Fotos. Was er sieht, legst du fest. Preise und Kundendaten bleiben beim Chef, wenn du das willst.
Was kostet eine Auftragsverwaltung fürs Handwerk?
handwerkstool gibt es ab 39 € im Monat (Solo) mit Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Zeiterfassung und digitaler Unterschrift. Mitarbeiter-Portal, Materialkosten und Nachkalkulation kommen in den größeren Paketen dazu. Jedes Paket lässt sich 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Kann ich bestehende Aufträge und Kunden importieren?
Kunden, Leistungen und Preise lassen sich per Datei importieren. Laufende Aufträge legst du einmal an oder startest mit den neuen — viele Betriebe lassen das alte System für die Altaufträge noch eine Weile mitlaufen.
Was ist der Unterschied zur Auftragsverwaltung in einer Buchhaltungssoftware?
Buchhaltungsprogramme kennen den Auftrag als Rechnungsentwurf. Ihnen fehlt, was auf der Baustelle passiert: Zeiten, Material, Fotos, Nachträge mit Unterschrift, Abnahme. Genau das bildet handwerkstool ab — und übergibt die fertigen Rechnungen dann an deinen Steuerberater, zum Beispiel per DATEV-Export.
Aufträge im Griff
Vom unterschriebenen Angebot bis zur bezahlten Rechnung
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