Die Rechtslage in 3 Sätzen
- 2019 — EuGH („Stechuhr-Urteil"): Arbeitgeber in der EU müssen ein System haben, das die gesamte Arbeitszeit erfasst.
- 2022 — Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21): Diese Pflicht gilt in Deutschland schon jetzt — abgeleitet aus § 3 Arbeitsschutzgesetz, für Betriebe jeder Größe.
- Geplante ArbZG-Reform: Ein Gesetzentwurf soll Details regeln (elektronische Erfassung, Übergangsfristen nach Betriebsgröße). Er ist noch nicht verabschiedet — die Grundpflicht besteht aber unabhängig davon bereits.
Ohnehin Pflicht: Überstunden und Sonn-/Feiertagsarbeit müssen nach § 16 ArbZG dokumentiert werden, im Baugewerbe kommen Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) dazu — Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens nach 7 Tagen.
Was erfasst werden muss
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — inklusive Pausen erkennbar. Der Zettel im Bauwagen erfüllt das formal, hat aber drei Probleme: Er geht verloren, er wird freitags aus dem Gedächtnis ausgefüllt, und niemand überträgt ihn freiwillig in die Lohnabrechnung. Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten können Bußgelder nach sich ziehen — und ohne saubere Zeiten stehst du bei Kundenreklamationen („so lange kann das nicht gedauert haben!") ohne Beleg da.
Der versteckte Gewinn: Zeiten = Geld
Zeiterfassung ist keine Bürokratie-Übung, sondern deine wichtigste Kalkulationsgrundlage:
- Stunden je Auftrag → ehrliche Nachkalkulation statt Bauchgefühl
- Stunden je Mitarbeiter → korrekte Lohnabrechnung ohne Übertragungsfehler
- Belegbare Regiestunden → keine Diskussionen bei Stundenlohnarbeiten
Papier, Excel oder App — was zählt vor Gericht?
Erlaubt ist grundsätzlich jede Form, solange Beginn, Ende und Dauer objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst werden. In der Praxis fällt der Zettel im Bauwagen durch, weil er nachträglich „aus dem Kopf" ausgefüllt wird — genau das ist nicht objektiv. Eine App, die zum tatsächlichen Zeitpunkt stempelt, ist der sichere Nachweis. Die geplante ArbZG-Reform dürfte die elektronische Erfassung ohnehin zum Standard machen; wer sie heute schon nutzt, muss später nichts umstellen.
Datenschutz nicht vergessen
Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten — Standortdaten (Geofencing) sind besonders heikel und ohne klare Rechtsgrundlage oft unzulässig. Sicher bist du mit reiner Zeit-Erfassung (Beginn/Ende/Pause) ohne dauerhaftes Tracking. Bewahre die Aufzeichnungen so auf, dass sie nachträglich nicht unbemerkt änderbar sind — das passt zu den GoBD-Grundsätzen.
So läuft es im Alltag, ohne zu nerven
In handwerkstool stempelt jeder Mitarbeiter auf dem eigenen Handy ein und aus — im Mitarbeiter-Portal, ohne dass er Zugriff auf deine Firmendaten hat. Die Stunden landen automatisch am richtigen Auftrag, fließen in Lohnkosten und Nachkalkulation und stehen dir als Nachweis zur Verfügung. Einführung: Link schicken, Passwort setzen, fertig. Für die Kolonne fühlt es sich an wie eine Messenger-App, für dich wie ein Buchhalter, der nie krank ist.
Häufige Fragen
Ist Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?
Ja. Seit dem EuGH-Urteil 2019 und dem BAG-Beschluss 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit erfassen — abgeleitet aus § 3 Arbeitsschutzgesetz, für Betriebe jeder Größe und schon vor der geplanten ArbZG-Reform.
Was genau muss ich aufzeichnen?
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, mit erkennbaren Pausen. Im Baugewerbe kommen die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) dazu — spätestens innerhalb von 7 Tagen.
Reicht ein handschriftlicher Stundenzettel?
Formal ja, praktisch nein: Ein freitags aus dem Gedächtnis ausgefüllter Zettel ist nicht objektiv und geht leicht verloren. Eine App, die zum tatsächlichen Zeitpunkt stempelt, ist der verlässliche Nachweis und spart die Übertragung in die Lohnabrechnung.
Darf ich meine Mitarbeiter per GPS orten?
Standort-/Geofencing-Daten sind datenschutzrechtlich heikel und ohne klare Rechtsgrundlage oft unzulässig. Auf der sicheren Seite bist du mit reiner Zeiterfassung ohne dauerhaftes Standort-Tracking.