Der häufigste Grund, warum Betriebe bei einer unpassenden Software bleiben, ist nicht der Preis — es ist die Angst vor dem Umzug. „Da sind meine ganzen Kunden drin" ist ein echtes Argument. Aber genau dafür gibt es einen klaren Ablauf. Wenn du ihn einmal kennst, ist der Wechsel eine Sache von Minuten, nicht von Wochen.
Vorab: Was du wirklich mitnehmen musst
Nicht alles muss umziehen. Trenne zwischen lebenden Daten, mit denen du weiterarbeitest, und Archivdaten, die du nur noch aufbewahren musst:
- Lebende Daten: Kundenstamm, offene Angebote, laufende Aufträge, Material- und Leistungspreise. Die gehören in die neue Software, damit du sofort weiterarbeiten kannst.
- Archivdaten: Alte, abgeschlossene Rechnungen und Belege. Die brauchst du wegen der Aufbewahrungspflicht (8 Jahre) — aber nur zum Nachschlagen, nicht zum Bearbeiten.
Schritt 1: Daten aus der alten Software exportieren
Fast jede Handwerkersoftware hat in den Einstellungen eine Export-Funktion. Übliche Formate sind CSV oder Excel; manche Programme geben zusätzlich einen DSGVO-Datenexport (JSON) oder einen DATEV-Buchungsstapel heraus. Exportiere getrennt, was das Tool anbietet: Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Artikel/Leistungen.
Tipp: Finanzdaten-Export nicht vergessen. Selbst wenn du deine alte Software kündigst, willst du die abgeschlossenen Rechnungen als Datei in der Hand haben — nicht auf einem Server, den du in vier Wochen nicht mehr erreichst.
Schritt 2: In der richtigen Reihenfolge importieren
Die Reihenfolge ist wichtig, weil Angebote und Rechnungen zu Kunden gehören. Kommen die Rechnungen vor den Kunden, findet die Software die Zuordnung nicht. Richtig ist:
- Zuerst Kunden
- dann Material & Leistungen (deine Preisliste)
- dann Angebote & Aufträge
- zuletzt Rechnungen
Ein guter Import erledigt diese Reihenfolge für dich und überspringt Duplikate automatisch — so kannst du den Import gefahrlos auch zweimal laufen lassen, ohne dass etwas doppelt landet.
Schritt 3: Prüfen, bevor du die alte Software kündigst
Kündige nie am selben Tag. Halte beide Systeme kurz parallel und mach die Stichprobe:
- Sind die Umlaute korrekt (Müller, nicht Müller)?
- Stimmen bei ein paar Rechnungen Betrag, Nummer und Kunde?
- Ist die Rechnungsnummerierung lückenlos übernommen?
- Findest du deine alten Belege im Archiv wieder?
Erst wenn diese vier Punkte sitzen, kündigst du die alte Software zum nächsten möglichen Termin.
GoBD: Alte Rechnungen dürfen sich nicht mehr ändern
Ein Punkt, den viele übersehen: Übernommene Alt-Rechnungen sind abgeschlossene Vorgänge. Die GoBD verlangen, dass sie unveränderbar bleiben — du darfst eine übernommene Rechnung von 2022 nicht nachträglich „korrigieren". Eine saubere Software erkennt migrierte Rechnungen als Archiv und sperrt sie automatisch gegen Bearbeitung und Löschung. Genau so bleibt deine übernommene Buchführung prüfungssicher.
So läuft der Umzug bei handwerkstool
Wir haben genau diesen Ablauf in einen Umzugs-Assistenten gepackt:
- Du ziehst alle Export-Dateien auf einmal ins Fenster — Excel, CSV, DSGVO-JSON oder DATEV, gemischt.
- Die KI erkennt je Datei automatisch den Typ (Kunden, Angebote, Rechnungen …) und schlägt die Spalten-Zuordnung vor. Du kannst sie korrigieren.
- Vor dem Speichern siehst du eine Vorschau je Datei (Zeilen, Duplikate, Fehler) — es wird nichts geschrieben, bevor du bestätigst.
- Der Import läuft in der richtigen Reihenfolge (Kunden zuerst), Duplikate werden übersprungen.
- Übernommene Alt-Rechnungen liegen danach GoBD-sicher als unveränderbares Archiv im Steuerordner; alte Belege lädst du per Sammel-Upload in einem Rutsch dazu.
Die meisten Betriebe sind so in rund 10 Minuten umgezogen — und der Steuerberater bekommt am Ende weiter seinen gewohnten DATEV-Export.
Kein Risiko beim Ausprobieren: Du kannst den Umzug mit einem Test-Export in Ruhe durchspielen, bevor du irgendetwas kündigst. handwerkstool testest du 7 Tage kostenlos, ohne Karte.
Häufige Fragen
Kann ich meine Daten aus jeder Handwerkersoftware übernehmen?
In der Regel ja. Fast jede Software bietet einen Export als CSV oder Excel, manche zusätzlich DSGVO-JSON oder DATEV. Solange du die Daten als Datei herausbekommst, kannst du sie importieren — Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen und deine Preisliste.
Gehen beim Wechsel Daten verloren?
Nicht, wenn du in der richtigen Reihenfolge importierst (Kunden zuerst) und vor dem Kündigen stichprobenartig prüfst. Ein guter Import überspringt Duplikate und zeigt dir vor dem Speichern eine Vorschau, sodass du nichts blind übernimmst.
Muss ich alte Rechnungen überhaupt umziehen?
Aufbewahren musst du sie wegen der GoBD 8 Jahre. Praktisch ist, sie als unveränderbares Archiv in die neue Software zu holen — dann hast du bei einer Betriebsprüfung alles an einem Ort und bist nicht auf den Server deiner gekündigten Software angewiesen.
Wie lange dauert der Umzug?
Mit einem geführten Assistenten, der alle Dateien auf einmal annimmt und die Typen automatisch erkennt, sind die meisten Betriebe in etwa 10 Minuten fertig. Der größte Teil der Zeit geht für den Export aus der alten Software drauf, nicht für den Import.