Schritt 0: Verzug verstehen
Verzug tritt ein, wenn die Rechnung fällig ist und der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt — oder automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung (§ 286 BGB). Bei Privatkunden gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast. Ein klares Zahlungsziel auf der Rechnung („zahlbar bis 15.08.") macht die Sache eindeutig.
Der bewährte 3-Stufen-Fahrplan
- Zahlungserinnerung (ca. 7 Tage nach Fälligkeit): freundlich, kurz, mit Rechnungskopie. Die meisten Kunden haben es schlicht vergessen — hier gewinnst du 80 % der Fälle ohne Reibung.
- 1. Mahnung (ca. 14 Tage später): deutlicher Ton, neue Frist (7–10 Tage), Hinweis auf Verzugszinsen und Folgen.
- 2. Mahnung / letzte Aufforderung: letzte Frist mit Ankündigung von Mahnbescheid oder Inkasso. Ab hier zählt Konsequenz — eine angekündigte Folge muss auch kommen.
Gut zu wissen: Rechtlich reicht eine einzige Mahnung für den Verzug. Der 3-Stufen-Plan ist Kulanz fürs Geschäftsklima — nicht Pflicht. Bei notorischen Spätzahlern darfst du abkürzen.
Was du im Verzug verlangen darfst
- Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über Basiszins bei Privatkunden, 9 Punkte bei Geschäftskunden (§ 288 BGB).
- Mahnpauschale: 40 € pauschal bei Geschäftskunden.
- Weitere Verzugsschäden, etwa Inkasso- oder Anwaltskosten.
Wenn alles nichts hilft: der Mahnbescheid
Den gerichtlichen Mahnbescheid beantragst du online (mahngerichte.de) ohne Anwalt — Kosten ab ca. 40 €, die der Kunde im Erfolgsfall trägt. Widerspricht der Kunde nicht, bekommst du einen Vollstreckungsbescheid: einen vollstreckbaren Titel, 30 Jahre gültig. Wichtig: Der Mahnbescheid hemmt auch die Verjährung — deine Werklohnforderung verjährt sonst nach 3 Jahren zum Jahresende.
Besser: gar nicht erst hinterherlaufen
- Abschlagszahlungen vereinbaren (§ 632a BGB erlaubt sie dir) — nie 100 % in Vorleistung gehen. Mehr dazu im Ratgeber Abschlagsrechnung.
- Abnahme dokumentieren, am besten mit Unterschrift vor Ort — danach ist der Werklohn fällig und Einwände werden schwer (siehe Gewährleistung & Abnahme).
- Kurze Zahlungsziele (7–14 Tage) setzen — 30 Tage sind Gewohnheit, kein Gesetz.
Bonität prüfen, bevor der Schaden da ist
Bei größeren Aufträgen mit unbekannten Auftraggebern lohnt vorab ein Blick: Handelsregister-Eintrag, eine kurze Bonitätsauskunft oder schlicht eine höhere Anzahlung. Ein Auftrag, den du nur mit Bauchschmerzen annimmst, ist oft teurer als der, den du ablehnst. Und dokumentiere von Anfang an sauber — Angebot, Auftrag, Nachträge, Abnahme: Je lückenloser deine Unterlagen, desto schwerer wird es für einen Kunden, die Zahlung mit angeblichen Mängeln hinauszuzögern.
Konsequent mahnen, ohne dass es untergeht
Der Grund, warum viele Betriebe zu spät mahnen: Mahnen fühlt sich unangenehm an und geht im Tagesgeschäft unter. In handwerkstool werden überfällige Rechnungen automatisch erkannt — du bekommst Bescheid, welche Rechnung wie lange offen ist, und die passende Mahnung (mit korrekter Stufe nach § 286 BGB, Fristen und Verzugszinsen) steht als fertiger Text bereit. Rausschicken tust du sie mit einem Klick. So bleibt die Entscheidung bei dir, aber keine überfällige Rechnung wird mehr vergessen.
Häufige Fragen
Ab wann ist ein Kunde offiziell in Verzug?
Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt automatisch Verzug ein (§ 286 BGB) — bei Privatkunden nur, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast. Vorher kannst du mit einer Mahnung selbst den Verzug auslösen.
Wie viele Mahnungen muss ich schicken, bevor ich rechtliche Schritte einleite?
Rechtlich reicht eine einzige Mahnung. Der übliche 3-Stufen-Plan (Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung) ist reine Kulanz fürs Geschäftsklima. Bei notorischen Spätzahlern darfst du abkürzen und direkt den Mahnbescheid beantragen.
Welche Verzugszinsen darf ich verlangen?
Bei Privatkunden 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäftskunden 9 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Gegenüber Unternehmen kommt zusätzlich eine Mahnpauschale von 40 € dazu.
Was kostet ein gerichtlicher Mahnbescheid?
Die Gerichtsgebühr startet bei rund 40 € und richtet sich nach der Forderungshöhe. Du kannst den Mahnbescheid online ohne Anwalt beantragen; im Erfolgsfall trägt der Schuldner die Kosten. Er hemmt außerdem die Verjährung deiner Werklohnforderung.