Die Pflichtangaben-Checkliste (§ 14 Abs. 4 UStG)
| Angabe | Worauf achten |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift — von dir und vom Kunden | Firmenname wie im Geschäftsverkehr geführt; Postfach reicht beim Kunden. |
| Deine Steuernummer oder USt-IdNr. | Eine von beiden genügt — die USt-IdNr. ist die diskretere Wahl. |
| Ausstellungsdatum | Das Datum, an dem du die Rechnung schreibst. |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig, fortlaufend — Details unten. |
| Menge und Art der Leistung | „Malerarbeiten“ reicht nicht — Leistung konkret beschreiben (z. B. „Wände spachteln und streichen, 45 m², Wohnzimmer EG“). |
| Leistungsdatum (Zeitpunkt der Leistung) | Kalendermonat genügt. Fehlt oft — und ist ein Klassiker bei Betriebsprüfungen. |
| Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, inkl. vereinbarter Minderungen | Nettobeträge; vereinbarte Rabatte oder Skonto-Konditionen gehören mit hinein. |
| Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung) | Kleinunternehmer nach § 19 UStG: kein Steuerausweis, dafür der Hinweis auf die Regelung. |
| Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden | Pflicht bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden: Der Kunde muss die Rechnung 2 Jahre aufbewahren (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). |
Erleichterung für Kleinbeträge: Bei Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) reichen dein Name und deine Anschrift, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz — Rechnungsnummer und Kundenanschrift sind dann entbehrlich.
Rechnungsnummern: fortlaufend heißt nicht lückenlos-öffentlich
Die Nummer muss einmalig sein und einer fortlaufenden Logik folgen — mehrere Nummernkreise (z. B. je Jahr oder je Bereich) sind erlaubt, Kombinationen aus Zahlen und Buchstaben auch. Was nicht geht: dieselbe Nummer zweimal vergeben oder Nummern nachträglich ändern. Die GoBD verlangen zusätzlich, dass geschriebene Rechnungen unveränderbar archiviert werden — eine Word-Datei, die du später überschreibst, erfüllt das nicht. Mehr dazu im Ratgeber Aufbewahrungspflichten.
Der § 35a-Hinweis: So spart dein Privatkunde Steuern — dank dir
Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen im eigenen Haushalt direkt von der Steuer abziehen — bis zu 1.200 € pro Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Aber nur, wenn deine Rechnung mitspielt: Begünstigt sind Lohn-, Fahrt- und Maschinenkosten, nicht das Material. Der Kunde braucht dafür den Lohnanteil getrennt ausgewiesen und muss unbar zahlen (Überweisung, keine Barzahlung).
Praxis-Tipp: Weise den Lohnanteil auf jeder Privatkunden-Rechnung als eigene Zeile aus („Darin enthaltene Arbeitskosten: 1.480 € brutto“). Das kostet dich eine Zeile — und ist für den Kunden bares Geld. Betriebe, die das standardmäßig machen, bekommen spürbar weniger Rückfragen und wirken schlicht professioneller.
Die häufigsten Fehler
- Leistungsdatum fehlt. Das Ausstellungsdatum ersetzt es nicht — außer du schreibst ausdrücklich „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
- Leistung zu schwammig beschrieben. „Diverse Arbeiten lt. Absprache“ kann dem Geschäftskunden den Vorsteuerabzug kosten.
- Rechnungsnummer doppelt vergeben — passiert schnell, wenn Angebote und Rechnungen in derselben Excel-Liste leben.
- Falscher oder fehlender Steuerausweis. Wer als Kleinunternehmer USt ausweist, schuldet sie auch (§ 14c UStG).
- Lohnanteil nicht ausgewiesen — und der Privatkunde ruft drei Monate später an und will eine korrigierte Rechnung.
Aufbewahrung: 8 Jahre, unveränderbar
Ausgestellte und empfangene Rechnungen musst du 8 Jahre aufbewahren (seit der Verkürzung durch das Bürokratieentlastungsgesetz; vorher 10) — und zwar so, dass sie nachträglich nicht veränderbar sind. Denk außerdem an die E-Rechnungspflicht: Im B2B-Geschäft musst du E-Rechnungen bereits empfangen können, die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt.
So hilft handwerkstool
handwerkstool schreibt Rechnungen mit allen Pflichtangaben automatisch: fortlaufende Nummern ohne Dubletten, Leistungsdatum und GoBD-konforme, unveränderbare Archivierung — inklusive E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung. Den § 35a-Lohnanteil nimmst du einfach als eigene Position mit auf („Darin enthaltene Arbeitskosten…") — sie erscheint wie jede Position sauber auf der Rechnung.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Handwerkerrechnung enthalten?
Nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift von Aussteller und Kunde, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Leistungen an Grundstücken für Privatkunden kommt der Hinweis auf deren 2-jährige Aufbewahrungspflicht dazu.
Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?
Sie müssen einmalig und fortlaufend sein — mehrere Nummernkreise (z. B. pro Jahr) sind erlaubt. Entscheidend ist, dass keine Nummer doppelt vergeben wird und das System nachvollziehbar ist. Nachträgliches Ändern von Nummern verstößt gegen die GoBD.
Warum sollte ich den Lohnanteil auf der Rechnung ausweisen?
Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten (Lohn-, Fahrt- und Maschinenkosten, nicht Material) nach § 35a EStG von der Steuer abziehen, bis zu 1.200 € pro Jahr. Das geht nur mit getrennt ausgewiesenem Lohnanteil und unbarer Zahlung — ohne diese Zeile fordern Kunden später korrigierte Rechnungen an.