Gründung im Handwerk
Erste Rechnung als Handwerker: Welche Pflichtangaben muss sie enthalten?
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Text gibt den Gesetzesstand wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Für deine konkrete Situation sind Steuerberater, Rechtsanwalt oder deine Handwerkskammer die richtige Adresse — gerade bei Rechtsform, Umwandlung und Steuern.
Eine Rechnung ohne die gesetzlichen Pflichtangaben ist für deinen Kunden ein Problem: Fehlt eine Angabe, kann ihm der Vorsteuerabzug gestrichen werden — und dann steht er bei dir auf der Matte. Für dich selbst wird es spätestens bei der Betriebsprüfung unangenehm. Die gute Nachricht: Es sind neun Punkte, sie stehen alle in § 14 Abs. 4 UStG, und wenn sie einmal in deiner Vorlage stecken, denkst du nie wieder darüber nach.
Die neun Pflichtangaben
Name und Anschrift — beide Seiten
Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
Steuernummer oder USt-IdNr.
Die dir vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird.
Menge und Art der Leistung
Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung. „Diverse Arbeiten" reicht nicht.
Leistungszeitpunkt
Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung — nicht zu verwechseln mit dem Rechnungsdatum.
Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht schon berücksichtigt ist.
Steuersatz und Steuerbetrag
Der anzuwendende Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag — oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
In den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers — das betrifft Leistungen am Grundstück gegenüber Privatkunden.
Die Sechs-Monats-Frist, die das Handwerk betrifft
§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG sagt zunächst nur, dass du zur Ausstellung einer Rechnung berechtigt bist. Satz 2 macht daraus in bestimmten Fällen eine Pflicht innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Für Handwerksbetriebe ist Nummer 3 der entscheidende Fall: eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Empfänger, der weder Unternehmer noch juristische Person ist — also der klassische Privatkunde, bei dem du am Haus arbeitest. Ebenfalls erfasst: Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen (Nr. 1) und an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist (Nr. 2).
In genau diesen Fällen kommt außerdem Punkt 9 aus der Liste oben ins Spiel: der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG in Verbindung mit § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Ein Satz auf der Rechnung, den viele Vorlagen schlicht vergessen.
Bist du Kleinunternehmer, gilt für dich nicht dieser Katalog, sondern der kürzere aus § 34a UStDV — und du weist keine Umsatzsteuer aus. Was dort verlangt wird, steht auf der Seite zur Kleinunternehmerregelung.
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Häufige Fragen
Muss ich als Handwerker immer eine Rechnung schreiben?
Grundsätzlich bist du nach § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG berechtigt, eine Rechnung auszustellen. In bestimmten Fällen bist du dazu innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet — unter anderem bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an andere Empfänger. Der letzte Punkt trifft das Handwerk direkt: Arbeiten am Haus deines Privatkunden fallen darunter.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt?
Das Ausstellungsdatum (§ 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG) ist der Tag, an dem du die Rechnung schreibst. Der Leistungszeitpunkt (Nr. 6) ist der Tag, an dem du die Arbeit ausgeführt hast. Beide müssen auf die Rechnung, auch wenn sie auseinanderfallen — und das tun sie fast immer. Ein häufiger Fehler ist, den Leistungszeitpunkt ganz wegzulassen.
Reicht „Handwerkerleistungen" als Beschreibung?
Nein. § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG verlangt Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung, ausdrücklich in handelsüblicher Bezeichnung. Sammelbegriffe wie „diverse Arbeiten" oder „Handwerkerleistungen" erfüllen das nicht. Schreib auf, was du gemacht hast — das erspart dir bei der Betriebsprüfung und beim Kunden gleichermaßen Diskussionen.
Was gilt bei elektronischen Rechnungen an Geschäftskunden?
Für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen sieht § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG vor, dass die Rechnung als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen ist, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Für Privatkunden gilt das nicht. Prüfe mit deinem Steuerberater, was das konkret für deinen Rechnungsversand bedeutet.
Fundstellen · Stand: 2026-08-18
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) — amtlicher Wortlaut auf gesetze-im-internet.de
- § 34a UStDV (Kleinunternehmer-Rechnungen) — amtlicher Wortlaut auf gesetze-im-internet.de
- § 19 UStG (Kleinunternehmer) — amtlicher Wortlaut auf gesetze-im-internet.de
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