Das musst du wissen
Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist das interne Rechenwerk deines Betriebs. Sie beantwortet Fragen, die die Finanzbuchhaltung nicht beantwortet: Was kostet mich ein Auftrag wirklich? Welcher Preis deckt meine Kosten? Ab wie vielen Stunden verdiene ich Geld?
Der Unterschied zur Finanzbuchhaltung: Die FiBu ist nach außen gerichtet (Finanzamt, Bank, Jahresabschluss) und erfasst Aufwand und Ertrag nach festen Regeln. Die KLR ist nach innen gerichtet, frei gestaltbar und erfasst nur Kosten und Leistungen — also den betriebsbedingten Werteverzehr bzw. Wertzuwachs einer Periode. Typische Aufgaben der KLR:
- Preiskalkulation — Angebotspreise und Preisuntergrenzen ermitteln,
- Wirtschaftlichkeitskontrolle — wo entstehen welche Kosten, wo läuft es aus dem Ruder,
- Entscheidungsgrundlagen — Zusatzauftrag annehmen? Leistung selbst erbringen oder fremd vergeben?
- Ergebnisermittlung — welcher Auftrag, welche Sparte trägt zum Ergebnis bei.
Aufwand ist nicht gleich Kosten
Nicht jeder Aufwand aus der FiBu sind Kosten. Neutraler Aufwand gehört nicht in die KLR — z. B. betriebsfremd (Spende, Verlust aus Wertpapieren), periodenfremd (Steuernachzahlung für ein Vorjahr) oder außerordentlich (Brandschaden ohne Versicherung). Umgekehrt gibt es Kosten, denen in der FiBu kein oder ein anderer Aufwand gegenübersteht — die kalkulatorischen Kosten:
- kalkulatorischer Unternehmerlohn — beim Einzelunternehmer bekommt der Meister kein Gehalt, seine Arbeit kostet aber trotzdem etwas und muss in die Preise,
- kalkulatorische Miete — für betrieblich genutzte eigene Räume,
- kalkulatorische Zinsen — auch das Eigenkapital im Betrieb soll sich verzinsen,
- kalkulatorische Abschreibungen — oft auf Basis des Wiederbeschaffungswerts statt der Anschaffungskosten,
- kalkulatorische Wagnisse — z. B. für Gewährleistung oder Forderungsausfälle.
Das Gegenstück zu den Kosten sind die Leistungen: im Wesentlichen die Umsatzerlöse aus deiner betrieblichen Tätigkeit, dazu Bestandsveränderungen (z. B. halbfertige Aufträge) und selbst erstellte Anlagen (Eigenleistungen).
Kostenarten: Einzel- und Gemeinkosten, fix und variabel
Für die Prüfung musst du Kosten nach zwei verschiedenen Kriterien einteilen können — und darfst sie nicht verwechseln.
Nach der Zurechenbarkeit auf den Auftrag
- Einzelkosten lassen sich einem Auftrag (Kostenträger) direkt und belegbar zurechnen: das Material für genau diese Küche (Materialeinzelkosten, auch „Fertigungsmaterial"), die Gesellenstunden laut Stundenzettel (Fertigungslöhne), Sondereinzelkosten wie ein extra gemietetes Gerüst.
- Gemeinkosten fallen für den ganzen Betrieb an und lassen sich keinem einzelnen Auftrag direkt zuordnen: Miete der Werkstatt, Büro-Gehälter, Versicherungen, Fahrzeugkosten, Abschreibungen. Sie werden über Zuschläge auf die Aufträge verteilt.
Nach der Abhängigkeit von der Beschäftigung
- Fixe Kosten bleiben bei schwankender Auslastung (innerhalb einer Periode) gleich: Miete, Leasingraten, Versicherungen, Gehälter, Abschreibungen.
- Variable Kosten steigen und fallen mit der Ausbringung, also mit den Stunden oder Stückzahlen: Material, auftragsbezogene Löhne, Kraftstoff, Verbrauchsmaterial.
Daraus ergibt sich die einfache Kostenfunktion: Gesamtkosten K = fixe Kosten Kf + variable Stückkosten kv × Menge x. Wichtig: Einzelkosten sind meist variabel, aber nicht jede Gemeinkostenart ist fix (Strom für die Maschinen ist Gemeinkosten und weitgehend variabel).
Malerbetrieb: fixe Kosten 156.000 € pro Jahr, variable Kosten 36 € je produktiver Stunde.
Geplant: 7.800 produktive Stunden (6 Gesellen × 1.300 Stunden).
K = 156.000 € + 36 €/h × 7.800 h = 156.000 € + 280.800 €
Gesamtkosten = 436.800 € pro Jahr
Der Ablauf: Kostenarten → Kostenstellen → Kostenträger
Die klassische Vollkostenrechnung läuft in drei Stufen ab:
- Kostenartenrechnung — Welche Kosten sind angefallen? (Material, Löhne, Miete, Abschreibungen …) Trennung in Einzel- und Gemeinkosten.
- Kostenstellenrechnung — Wo sind die Gemeinkosten angefallen? Verteilung auf die Bereiche des Betriebs im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) und Berechnung der Zuschlagssätze.
- Kostenträgerrechnung — Wofür sind die Kosten angefallen? Zurechnung auf den einzelnen Auftrag bzw. das Produkt (Kalkulation) und auf die Periode (Ergebnisrechnung).
Die Einzelkosten gehen direkt von der Kostenarten- in die Kostenträgerrechnung. Nur die Gemeinkosten nehmen den Umweg über die Kostenstellen.
Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Im BAB stehen die Gemeinkostenarten in den Zeilen und die Kostenstellen in den Spalten. Jede Gemeinkostenart wird entweder direkt nach Belegen (z. B. Gehaltsliste) oder über einen Verteilungsschlüssel (Fläche in m², kWh, Anlagenwerte, Köpfe) auf die Stellen verteilt. Im Handwerk reicht oft eine einfache Gliederung in Material, Fertigung und Verwaltung/Vertrieb.
Tischlerei, Jahreswerte. Einzelkosten: Fertigungsmaterial 160.000 €, Fertigungslöhne 120.000 €.
| Gemeinkostenart | Schlüssel | Material | Fertigung | Verw./Vertrieb | Summe |
|---|---|---|---|---|---|
| Gehälter | Gehaltsliste | 6.000 € | 24.000 € | 30.000 € | 60.000 € |
| Miete | Fläche 100 : 300 : 100 m² | 4.800 € | 14.400 € | 4.800 € | 24.000 € |
| Energie | kWh-Zähler | 1.000 € | 9.000 € | 2.000 € | 12.000 € |
| Abschreibungen | Anlagenwerte 1 : 8 : 1 | 3.000 € | 24.000 € | 3.000 € | 30.000 € |
| Sonstige | Belege | 1.200 € | 600 € | 6.200 € | 8.000 € |
| Summe Gemeinkosten | 16.000 € | 72.000 € | 46.000 € | 134.000 € |
Miete: 24.000 € ÷ 500 m² = 48 €/m² → 100 m² × 48 € = 4.800 €; 300 m² × 48 € = 14.400 €.
Abschreibungen: 30.000 € ÷ 10 Teile = 3.000 € je Teil → 3.000 € : 24.000 € : 3.000 €.
Zuschlagssätze = Gemeinkosten der Stelle ÷ Zuschlagsgrundlage × 100:
Materialgemeinkosten: 16.000 € ÷ 160.000 € Fertigungsmaterial = 10 %
Fertigungsgemeinkosten: 72.000 € ÷ 120.000 € Fertigungslöhne = 60 %
Herstellkosten = 160.000 € + 16.000 € + 120.000 € + 72.000 € = 368.000 €
Verwaltungs-/Vertriebsgemeinkosten: 46.000 € ÷ 368.000 € Herstellkosten = 12,5 %
Merke die Zuschlagsgrundlagen: Materialgemeinkosten auf das Fertigungsmaterial, Fertigungsgemeinkosten auf die Fertigungslöhne, Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten auf die Herstellkosten.
Kostenträgerrechnung: die Zuschläge im Auftrag
Mit den Zuschlagssätzen aus dem BAB kalkulierst du jetzt den einzelnen Auftrag. Das Schema geht bis zu den Selbstkosten; Wagnis, Gewinn und Umsatzsteuer kommen in der Zuschlagskalkulation obendrauf.
Auftrag Einbauschrank: Fertigungsmaterial 2.000 €, Fertigungslöhne 1.500 €.
Fertigungsmaterial 2.000 € + Materialgemeinkosten 10 % (200 €) = Materialkosten 2.200 €
Fertigungslöhne 1.500 € + Fertigungsgemeinkosten 60 % (900 €) = Fertigungskosten 2.400 €
Herstellkosten = 2.200 € + 2.400 € = 4.600 €
Verwaltungs-/Vertriebsgemeinkosten 12,5 % von 4.600 € = 575 €
Selbstkosten des Auftrags = 4.600 € + 575 € = 5.175 €
Vollkosten- oder Teilkostenrechnung?
Bis hierher war das eine Vollkostenrechnung: Jeder Auftrag trägt seinen Anteil an allen Kosten, auch an den fixen. Das ist richtig für die langfristige Preisfindung — auf Dauer müssen alle Kosten über die Preise hereinkommen.
Die Schwäche: Fixkosten werden so behandelt, als würden sie mit jedem Auftrag entstehen. Fällt ein Auftrag weg, bleiben Miete und Gehälter aber trotzdem. Für kurzfristige Entscheidungen (Zusatzauftrag, Preisnachlass, Sparte aufgeben) nutzt du deshalb die Teilkostenrechnung (Deckungsbeitragsrechnung): Dem Auftrag werden nur die variablen Kosten zugerechnet, die Fixkosten werden als Block vom Gesamtergebnis abgezogen.
Deckungsbeitrag: Stück-DB und Gesamt-DB
Der Deckungsbeitrag (DB) ist der Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten vom Erlös übrig bleibt und zur Deckung der Fixkosten (und danach zum Gewinn) beiträgt.
- Stück-DB (db) = Preis je Einheit p − variable Stückkosten kv
- Gesamt-DB (DB) = Stück-DB × Menge = Umsatzerlöse − gesamte variable Kosten
- Betriebsergebnis = Gesamt-DB − Fixkosten
Tischlerei, Innentüren: Nettopreis 850 € je Tür, variable Kosten 520 € je Tür, verkauft 120 Türen, Fixkosten der Türenfertigung 30.000 €.
Stück-DB = 850 € − 520 € = 330 €
Gesamt-DB = 330 € × 120 = 39.600 €
Ergebnis = 39.600 € − 30.000 € = 9.600 € Gewinn
Break-even: die Gewinnschwelle
Die Gewinnschwelle (Break-even-Point) ist die Menge, bei der der Gesamt-DB die Fixkosten genau deckt — Gewinn null. Darunter machst du Verlust, darüber Gewinn:
Gewinnschwelle (Menge) = Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag je Einheit
Im Handwerk ist die „Einheit" oft die produktive (verrechenbare) Stunde. Im folgenden Modell behandeln wir den Gesellenlohn samt Lohnnebenkosten und stundenbezogenem Kleinmaterial als variabel, weil er an die verrechneten Stunden gekoppelt ist — in der Praxis sind Löhne kurzfristig oft eher fix. Wie du den Verrechnungssatz selbst herleitest, steht unter Stundensatz berechnen; durchrechnen kannst du ihn mit dem Stundensatz-Rechner.
Malerbetrieb: Fixkosten 156.000 € pro Jahr (Miete, Fahrzeuge, Büro, Versicherungen, kalkulatorischer Unternehmerlohn).
Verrechnungssatz 62 € netto je produktiver Stunde, variable Kosten 36 € je Stunde.
DB je Stunde = 62 € − 36 € = 26 €
Gewinnschwelle = 156.000 € ÷ 26 €/h = 6.000 produktive Stunden pro Jahr
Als Umsatz: 6.000 h × 62 € = 372.000 € netto.
Geplante Kapazität 7.800 h (6 Gesellen × 1.300 h): Die Gewinnschwelle liegt bei 6.000 ÷ 7.800 ≈ 76,9 % Auslastung.
Bei voller Planauslastung: Gesamt-DB = 7.800 h × 26 € = 202.800 €.
Gewinn = 202.800 € − 156.000 € = 46.800 € (Gegenprobe: Erlös 7.800 h × 62 € = 483.600 € − Gesamtkosten 436.800 € = 46.800 €)
Der Abstand zwischen Planauslastung und Gewinnschwelle heißt Sicherheitsabstand: hier (7.800 − 6.000) ÷ 7.800 ≈ 23,1 %. So stark darf die Auslastung sinken, bevor du in die Verlustzone rutschst.
Preisuntergrenzen: kurzfristig und langfristig
- Kurzfristige Preisuntergrenze = variable Stückkosten (DB = 0). Darunter verlierst du mit jeder Einheit zusätzlich Geld. Darüber trägt jeder Auftrag etwas zu den Fixkosten bei, die ohnehin anfallen — sinnvoll bei freier Kapazität und wenn der Nachlass keine Auswirkung auf deine übrigen Preise hat.
- Langfristige Preisuntergrenze = Selbstkosten (Vollkosten je Einheit). Auf Dauer müssen alle Kosten gedeckt sein, sonst zehrt der Betrieb von der Substanz.
Malerbetrieb von oben: variable Kosten 36 €/h, Fixkosten 156.000 €, Planauslastung 7.800 h.
Kurzfristige Preisuntergrenze = 36 € je Stunde
Fixkosten je Stunde = 156.000 € ÷ 7.800 h = 20 €
Langfristige Preisuntergrenze = 36 € + 20 € = 56 € je Stunde — der Verrechnungssatz von 62 € liegt 6 € darüber (6 € × 7.800 h = 46.800 € Gewinn).
Mehr zum Ablauf der Kalkulation findest du unter Zuschlagskalkulation, den Überblick über alle Prüfungsbereiche unter Handlungsfelder in Teil III.
Typische Prüfungsfragen
Was unterscheidet Einzelkosten von Gemeinkosten? Nenne je zwei Beispiele aus dem Handwerk.
Lösung
Einzelkosten lassen sich einem Auftrag direkt und belegbar zurechnen — z. B. das für den Auftrag verbaute Material und die Gesellenstunden laut Stundenzettel. Gemeinkosten fallen für den Betrieb insgesamt an und werden über Zuschläge verteilt — z. B. Werkstattmiete und Bürogehälter. Davon zu trennen ist die Einteilung fix/variabel, die nach der Abhängigkeit von der Auslastung fragt.
Im BAB entfallen auf die Materialstelle 18.000 € und auf die Fertigungsstelle 98.000 € Gemeinkosten. Das Fertigungsmaterial beträgt 150.000 €, die Fertigungslöhne 140.000 €. Berechne die Zuschlagssätze.
Lösung
Materialgemeinkostenzuschlag = 18.000 € ÷ 150.000 € × 100 = 12 %.
Fertigungsgemeinkostenzuschlag = 98.000 € ÷ 140.000 € × 100 = 70 %.
Grundlage ist jeweils die passende Einzelkostenart: Fertigungsmaterial bzw. Fertigungslöhne.
Ein Betrieb hat 120.000 € Fixkosten im Jahr, einen Verrechnungssatz von 58 € und variable Kosten von 34 € je produktiver Stunde. Wo liegt die Gewinnschwelle?
Lösung
DB je Stunde = 58 € − 34 € = 24 €. Gewinnschwelle = 120.000 € ÷ 24 €/h = 5.000 produktive Stunden pro Jahr (entspricht 5.000 h × 58 € = 290.000 € Umsatz). Erst jede Stunde darüber bringt Gewinn.
Der Malerbetrieb (variable Kosten 36 €/h, Selbstkosten 56 €/h) hat im Winter freie Kapazität. Ein Kunde bietet 45 €/h für einen Auftrag über 200 Stunden. Annehmen?
Lösung
Kurzfristig ja: 45 € liegen über der kurzfristigen Preisuntergrenze von 36 €. Jede Stunde bringt 9 € Deckungsbeitrag, insgesamt 9 € × 200 h = 1.800 €. Da die Fixkosten ohnehin anfallen, verbessert sich das Betriebsergebnis um genau diesen Betrag. Voraussetzungen: Die Kapazität ist wirklich frei, und der niedrige Preis zieht keine Nachlässe bei anderen Kunden nach sich. Dauerhaft deckt der Preis die Selbstkosten von 56 €/h nicht.
Eine Sparte macht 200.000 € Umsatz bei 120.000 € variablen Kosten. Nach Vollkostenrechnung werden ihr 90.000 € Fixkosten zugerechnet, die bei Aufgabe der Sparte weiterlaufen würden. Soll sie aufgegeben werden?
Lösung
Vollkosten-Ergebnis: 200.000 € − 120.000 € − 90.000 € = −10.000 €, die Sparte wirkt verlustbringend. Ihr Deckungsbeitrag beträgt aber 200.000 € − 120.000 € = 80.000 €. Wird sie aufgegeben, entfällt dieser DB, die 90.000 € Fixkosten bleiben — das Betriebsergebnis sinkt um 80.000 €. Also: nicht aufgeben, solange der DB positiv ist und die Fixkosten nicht abbaubar sind.
Ein Produkt hat variable Stückkosten von 410 € und anteilige Fixkosten von 140 € je Stück. Nenne die kurzfristige und die langfristige Preisuntergrenze.
Lösung
Kurzfristige Preisuntergrenze = variable Stückkosten = 410 €.
Langfristige Preisuntergrenze = Selbstkosten = 410 € + 140 € = 550 €.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Kosten- und Leistungsrechnung und Buchhaltung?
Die Finanzbuchhaltung ist nach außen gerichtet (Finanzamt, Bank, Jahresabschluss) und erfasst Aufwand und Ertrag nach festen Regeln. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist ein internes Steuerungsinstrument: Sie erfasst nur betriebsbedingte Kosten und Leistungen, einschließlich kalkulatorischer Kosten wie dem Unternehmerlohn, und dient der Kalkulation und Kontrolle.
Wozu brauche ich einen Betriebsabrechnungsbogen?
Der BAB verteilt die Gemeinkosten über Verteilungsschlüssel auf die Kostenstellen (z. B. Material, Fertigung, Verwaltung/Vertrieb) und liefert die Zuschlagssätze. Mit diesen Sätzen rechnest du die Gemeinkosten in der Kalkulation auf den einzelnen Auftrag um.
Warum ist der kalkulatorische Unternehmerlohn so wichtig?
Als Einzelunternehmer zahlst du dir kein Gehalt, das als Aufwand gebucht wird. Deine Arbeitszeit kostet aber trotzdem etwas. Fehlt der kalkulatorische Unternehmerlohn in der Kalkulation, sind die Preise zu niedrig und der vermeintliche Gewinn ist in Wahrheit nur dein Lohn.
Wann rechne ich mit Vollkosten, wann mit Teilkosten?
Vollkosten für die langfristige Preisfindung, weil auf Dauer alle Kosten gedeckt sein müssen. Teilkosten (Deckungsbeitragsrechnung) für kurzfristige Entscheidungen wie Zusatzaufträge, Preisnachlässe oder das Aufgeben einer Sparte, weil die Fixkosten dabei kurzfristig unverändert bleiben.
Wie berechne ich die Gewinnschwelle?
Gewinnschwelle (Menge) = Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag je Einheit. Beispiel: 156.000 € Fixkosten und 26 € DB je produktiver Stunde ergeben 6.000 Stunden. Multipliziert mit dem Preis je Einheit erhältst du den Break-even-Umsatz, hier 6.000 × 62 € = 372.000 €.